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Zentrale IT Services

 

An der FHVD werden von der Stabstelle IT verschiedene Services für die Studenten und Lehrkräfte angeboten. Darunter fallen Dinge wie

 

  • der digitale Stundenplan "WebUntis"
  • Teilnahme am Office 365 Education Programm mit E-Mail und Office Online
  • die Lernplattform ILIAS
  • die Ausleihe von Geräten (Laptops, Beamer, Presenter)
  • das EST-Tool zum Eintragen von Eigenstudiumstagen (nur für den Fachbereich Polizei)
  • ... to be continued ...

 

Office 365 an der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung

 

Einwilligungserklärung für den Umgang mit personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Microsoft Office 365

Die Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung, Rehmkamp 10 in 24161 Altenholz, nachfolgend kurz "FHVD" genannt, wird Ihnen als Student/in organisatorische Informationen zu dem Studium allgemein sowie zu Ihrem Studiengang im Besonderen an ein von der FHVD bereitgestelltes E-Mail-Postfach zusenden, z.B. Informationen zur Bibliothek, zur IT, der Verwaltung oder zur Raumplanung.

Zugleich wird Ihnen darüber die Kommunikation mit Dritten ermöglicht.

Die FHVD bietet Ihnen zum Zweck vorstehend beschriebener Kommunikation die Nutzung von Microsoft Office 365 ("Office 365") unter den Bedingungen dieser Benutzerordnung an. Bitte beachten Sie, dass Sie generell keine ärztlichen Atteste und ähnliche Gesundheitsdaten über dieses oder eigene unverschlüsselte E-Mail-Postfächer an die FHVD verschicken sollten.

Für die Sicherheit der Daten sind Sie als Nutzer, wie bei allen Cloud basierenden Diensten, selbst verantwortlich. Das beinhaltet den Schutz vor Malware, das Anlegen von Sicherheitskopien usw. Die FHVD wird daher in keinem Fall Unterstützung bei versehentlich gelöschten Daten oder bei per E-Mail empfangener Schadsoftware leisten.

Des Weiteren beschränkt sich die Nutzungsberechtigung auf die Dauer des Studiums an der FHVD. Mit der Exmatrikulation erlischt die Berechtigung automatisch.

I.Beschreibung von Microsoft Office 365

Das von der FHVD bereitgestellte Angebot „Office 365 Education for Students“ nutzt unter anderem den Service Exchange 2013 (E-Mail-Service). Zur Nutzung des Services wird ein Browser benötigt. Dort wird die Anwendung Outlook Web Access (OWA) verwendet, um auf die E-Mails zugreifen zu können. Sie können auch mit Ihrem auf Ihrem lokalen Computer installierten E-Mail-Programm Outlook oder anderer E-Mail Client Software auf den E-Mail Service von Office 365 zugreifen. Office 365 basiert auf der Cloud-Computing Technologie. Das bedeutet, dass die Anwendungen und Dateien im Wesentlichen nicht auf Ihrem lokalen Computer ausgeführt, verarbeitet und gespeichert werden, sondern in den Rechenzentren der Microsoft Corporation, USA, die im Auftrag der Microsoft Irland Operations Ltd. ("Microsoft Irland") den gesamten Service für die FHVD erbringt. Die Daten werden dabei weitgehend innerhalb der EU verarbeitet. Für die einzelnen Datenverarbeitungsschritte ist dabei wie nachstehend näher ausgeführt teilweise die FHVD und teilweise Microsoft Irland Operations Ltd., Carmanhall Road, Sandyford Industrial Estate, Dublin 18, Irland (im folgenden Microsoft Irland), datenschutzrechtlich die verantwortliche Stelle.

II.Erforderlichkeit einer Einwilligung bei Nutzung von Office 365

Bitte beachten Sie, dass die FHVD Ihnen Office 365 nur zur Verfügung stellen kann, wenn Sie nachstehende Einwilligungserklärung sowohl gegenüber der FHVD (bezüglich der in ihrer Verantwortung stehenden Datenverarbeitung) als auch gegenüber der Microsoft Irland (soweit diese für die Datenverarbeitung Verarbeitung verantwortlich ist) abgeben.

Es ist nicht möglich auf die Nutzung des E-Mail Postfaches von Office 365 zu verzichten ohne auf das gesamt Paket (Word, Excel usw.) zu verzichten.

III.Datenverarbeitung& Verantwortlichkeit

Diese Ziffer III beschreibt anhand der einzelnen Verarbeitungsschritte den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Bereitstellung von Office 365 durch die FHVD und Microsoft Irland und wer für die Erhebung und Verwendung der Daten rechtlich verantwortlich ist.

  1. Anlage des Nutzerkontos (Immatrikulation)

Im Rahmen der Immatrikulation speichert die FHVD einige personenbezogene Daten (z.B. Ihren Vor- und Nachnamen, ihre aktuelle private oder dienstliche E-Mail Adresse), sowie Ihre Eigenschaft als Student/in der FHVD eines Fachbereiches und einer Studiengruppe. Bei Einwilligung in die Nutzung von Office 365 werden zudem eine eindeutige Benutzerkennung, die Teile ihres Namens und Ihrer Matrikelnummer enthalten kann, einen Benutzernamen für den Zugang zu den Office 365 Diensten und dem Status ihres Eintrages (aktiviert oder deaktiviert) im Verzeichnisdienst (Active Directory) der Microsoft Irland, um Ihnen ihren Zugang zu Office 365 und dem E-Mail-Postfach einzurichten.

Für den ersten Zugriff generiert und speichert die FHVD außerdem ein Passwort für den Zugang zu Office 365.

Zusammenfassend werden diese Daten als „Stammdaten“ bezeichnet.

Sofern Sie sich für die Nutzung von Office 365 entschieden haben, werden Ihre oben genannten Stammdaten von der FHVD an Microsoft Irland zwecks Einrichtung des Zuganges übermittelt.

Die technische Einrichtung Ihres E-Mail-Postfachs in Office 365 erfolgt durch Microsoft Irland, die ihrerseits die Microsoft Corporation damit beauftragt (siehe dazu auch unter 3.).

2.Nutzerauthentifizierung

Wenn Sie auf Ihr Office 365 Paket zugreifen wollen, müssen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort auf der Webseite von Microsoft Irland eingeben. Diese Informationen werden auf den Webservern von Microsoft Irland zwecks Nutzerauthentifizierung mit den dort hinterlegten Zugangsdaten abgeglichen und der erfolgreiche oder erfolglose Authentifizierungsversuch protokolliert.

Der Eingang der Zugriffsberechtigung wird von der Microsoft Irland zu Zwecken der Zugriffskontrolle protokolliert, die ihrerseits die Microsoft Corporation damit beauftragt (siehe dazu auch unter 3.).

  1. Nutzung von Office 365

Wenn Sie nach erfolgreicher Nutzerauthentifizierung die Funktionalitäten von Office 365 nutzen, d.h. beispielsweise beliebige personenbezogene Nachrichten in Outlook, SharePoint oder Skype for Business speichern und/ oder übermitteln, ist Microsoft Irland hierfür verantwortlich. Mit der technischen Durchführung beauftragt sie die Microsoft Corporation. Ihre personenbezogenen Daten werden in den Rechenzentren der Microsoft Corporation in der EU (aktuell in Irland und den Niederlanden), den USA und Kanada verarbeitet und gespeichert, sofern Sie aus Europa, dem Mittleren Osten oder Afrika auf Office 365 zugreifen. Texte und Anhänge Ihrer E-Mails, Kalendereinträge sowie Webseiteninhalte und hochgeladene Dateien in SharePoint werden dabei nur in Rechenzentren innerhalb der EU verarbeitet. Andere personenbezogene Daten (z.B. Mailadressen, Mail-Betreffs, Daten des Mailversands und des Zugriffs auf SharePoint und Skype for Business) werden u.U. auch außerhalb der EU verarbeitet. Da außerhalb der EU ein mit den EU-Standards vergleichbares Datenschutzniveau ("angemessenes Datenschutzniveau") nicht in jedem Fall besteht, unter anderem auch nicht in den USA gegeben ist, hat sich die Microsoft Corporation den Safe Harbor-Regelungen unterworfen. Die Beachtung dieser Vorgaben soll gewährleisten, dass übermittelte personenbezogene Daten auch in den USA einem angemessenen Datenschutzniveau unterliegen.

Die Microsoft Corporation setzt überdies für verschiedene Servicetätigkeiten im Betrieb von Office 365 Subunternehmer ein. Soweit diesen Subunternehmern Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gewährt wird, erfolgt dies allein zu dem Zweck, um Office 365 bereitstellen zu können. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt. Die Subunternehmer können außerhalb der Europäischen Union ihren Sitz haben, auch in solchen Ländern, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau herrscht. Die Microsoft Corporation wird Maßnahmen treffen, z.B. durch vertragliche Verpflichtungen, um bei den Subunternehmern ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Microsoft Irland hält für Sie eine jeweils aktuelle Auflistung der eingesetzten Subunternehmer und der betroffenen Leistungen zur Einsicht bereit (http://download.microsoft.com/download/7/B/9/7B9CB6A6-C8ED-4F65-98F9-E715D1BA8615/Subcontractor%20List.pdf).

4.Störungsbeseitigung

Im Falle von Störungen steht Ihnen die FHVD als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Die FHVD versucht, die Störungen zunächst zu klassifizieren. Sofern zur Behebung der Störung Unterstützung durch Microsoft Irland erforderlich ist, wird die FHVD Microsoft Irland Ihre E-Mail-Adresse und eine Beschreibung der Störung übermitteln. Sofern ein direkter Kontakt zwischen Microsoft Irland und Ihnen zur Störungsbehebung erforderlich ist, übermittelt die FHVD ihre Kontaktdetails, nämlich Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, an Microsoft Irland.

Microsoft Irland wird die übermittelten Daten ausschließlich zur Behebung der Störung verwenden. Es kann dabei erforderlich sein, dass Microsoft Irland auf Ihr Postfach zugreift. Microsoft Irland beauftragt die Microsoft Corporation mit der technischen Durchführung der Störungsbeseitigung. Diese speichert die übermittelten Angaben in einer von ihr in den USA betriebenen Datenbank. Ist die Störung beseitigt, werden alle übermittelten Daten zur Klärung der Supportanfrage, die in die USA übermittelt wurden, aus der Datenbank gelöscht. Es wird nur eine Referenz ohne Personenbezug zu dem Vorgang geführt, damit bei nochmaliger Störung eine Lösung zeitnah gefunden werden kann.

Schließlich speichert die Microsoft Corporation unter Umständen die relevanten Protokolldateien, die erforderlich sind, um das Problem zu beseitigen. Diese Protokolldateien enthalten z.B. Informationen über die IP-Adresse, den benutzten Service und das Segment in der Serverfarm, in dem die Daten gespeichert wurden. Damit soll der kontinuierliche Betrieb und die Service Qualität sichergestellt werden. Weiterhin werden die Protokolldateien zur Datensicherheit verwendet. Hier kann nachverfolgt werden, welche/r Nutzer/in welche Dienste verwendet haben. Diese Informationen sind sehr wichtig, um mögliche Angriffe auf persönliche Daten abwehren zu können.

Das Personal in der Kundenbetreuung der Microsoft Corporation, das im Fall von Störungen Zugriff auf Nutzerdaten erhalten kann, sitzt in EU Staaten sowie den USA und Kanada. In Einzelfällen können Ihre Anfragen zu Störungen nicht in einem Support Center in der EU gelöst werden. Dann werden sie zum Zweck der Störungsbeseitigung an Mitarbeiter der Microsoft Corporation in anderen Staaten außerhalb der EU weitergegeben. Auch dabei unterliegen sie den Safe Harbor-Regelungen.

 

  1. Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie Ihren Zugang zu Office 365 während des Studiums löschen möchten, können Sie dies der/m Administrator/in der FHVD mitteilen. Diese/r löscht die Nutzungsbefugnis von Office 365 in den Stammdaten und gibt den Löschauftrag an Microsoft Irland weiter.

Die Microsoft Corporation sperrt ihrerseits im Auftrag von Microsoft Irland unmittelbar den Zugriff auf das Postfach. Die Daten bleiben sodann noch für 30 Tage in den Rechenzentren der Microsoft Corporation gespeichert. Während dieser Zeit ist es möglich, den Zugriff auf das Postfach erneut zu aktivieren, falls die Löschung versehentlich erfolgte. Nach Ablauf der 30 Tage werden die Daten unwiederbringlich gelöscht. Weder die FHVD noch Microsoft halten Sicherungen Ihrer Daten vor.

 

Nach Beendigung des Studiums, oder auch vorher durch Exmatrikulation, erlischt ihre Nutzungsberechtigung automatisch. Es gelten die gleichen Regelungen und Fristen wie oben beschrieben.

6.Betroffenenrechte

Ihre gesetzlichen Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsansprüche können Sie gegenüber der IT Stabstelle der FHVD (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) (+49 431 3209 199) geltend machen.

Sofern sich Ihr Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungsanspruch gegen Microsoft Irland als verantwortliche Stelle richtet, wenden Sie sich bitte an den oben angegebenen Kontakt bei der FHVD. Die FHVD wird Ihr Ersuchen an Microsoft Irland weiterleiten und Ihnen die Antwort zukommen lassen. Sollten Sie eine direkte Kontaktaufnahme mit Microsoft Irland wünschen, wird dies ebenfalls über den oben angegebenen Kontakt bei der FHVD eingeleitet, da Microsoft Irland Sie nicht als berechtigten Nutzer authentifizieren kann. Microsoft Irland antwortet Ihnen dann direkt.

IV.Einwilligungserklärung

Vertiefende Informationen zu dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten finden Sie unter https://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-cloud-computing-security.

Durch Anmeldung und Änderung des Kennwortes im Office 365 akzeptieren Sie diese Bedingungen und erteilen Ihre Einwilligung gegenüber der FHVD und Microsoft Irland dazu, dass Ihre personenbezogenen Daten – wie vorstehend beschrieben – erhoben und verwendet werden, einschließlich der Erhebung und Verwendung in Ländern außerhalb der EU.

Sie können diese Einwilligung jederzeit gegenüber der FHVD mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf stets sowohl für die FHVD als auch für Microsoft gilt, da der Dienst nur von beiden gemeinsam erbracht werden kann.

Ihren Widerruf richten Sie bitte an den IT Bereich der FHVD, (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) , Rehmkamp 10, 24161 Altenholz.

Im Fall Ihres Widerrufs wird Ihr Zugang wie unter Ziffer 5 dargestellt gelöscht. Für einen rechtzeitigen Export von noch vorhandenen Daten und E-Mails ist der Postfachinhaber zuständig.   

Die Nutzungsrechte zur Verwendung dieser Erklärung liegen bei der Hochschule.